JDG czy spółka z o.o.? Jak przebiega przekształcenie firmy, jakie są jego skutki i powody przeprowadzenia

Przedsiębiorcy swoją biznesową drogę często zaczynają od prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej: JDG). Jednak wraz z rozwojem firmy mogą pojawić się pytania dotyczące ochrony majątku prywatnego, odpowiedzialności za zobowiązania, pozyskania wspólnika oraz sukcesji – dziedziczenia. Jednym z rozwiązań, które warto wówczas rozważyć, jest przekształcenie JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Na czym polega przekształcenie?
Przekształcenie nie polega na prostym zamknięciu działalności i założeniu nowej spółki. Jest to sformalizowana procedura uregulowana w Kodeksie spółek handlowych.

Zgodnie z regulacją Kodeksu spółek handlowych – przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarcza może przekształcić formę prowadzonej przez siebie działalności w jednoosobową spółkę kapitałową. Najczęściej przekształcenie następuje w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje z momentem wpisu do KRS, jako odrębna osoba prawna a przedsiębiorca staje się jej jedynym wspólnikiem. Osoba fizyczna nie może stać się spółką, wobec pozostawania odrębnym podmiotem prawa, a swojej podmiotowości prawnej nie traci z chwilą przekształcenia. Dlatego w takich przypadkach de facto mamy do czynienia ze zmianą formy prawnej, w jakiej prowadzona była przez niego działalność gospodarcza.

Mimo zachowania swojej podmiotowości prawnej, osoba prowadząca przekształcaną jednoosobową działalność gospodarczą traci swój status przedsiębiorcy i podlega wykreśleniu z CEIDG.

Tym samym można stwierdzić, że przekształcenie polega na zmianie formy prawnej prowadzonej przez osobę fizyczną działalności.

Jak przebiega przekształcenie?
Procedura przekształcenia dzieli się na kilka etapów.
W pierwszej kolejności należy przygotować dokumenty dotyczące stanu finansowo-majątkowego działalności, a także przygotować plan przekształcenia wskazujący na najważniejsze aspekty spółki, jak w szczególności nazwa czy kapitał zakładowy. Plan przekształcenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, a jego załącznikami będą:

1. projekt oświadczenia o przekształceniu;
2. projekt aktu założycielskiego spółki;
3. wycena aktywów i pasywów;
4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Następnie sąd musi wyznaczyć biegłego rewidenta, który zbada prawidłowość sporządzonej wyceny składników majątku JDG, sprawozdania finansowego, a także oceni plan przekształcenia wraz z załącznikami pod kątem jego poprawności i rzetelności. Biegły rewident po wydaniu opinii składa ją w sądzie.

Dopiero po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego rewidenta przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu w formie aktu notarialnego i podpisuje akt założycielski jednoosobowej spółki z o.o.

Po podpisaniu aktu założycielskiego spółki należy sporządzić dokumentację spółki m. in. powołującą zarząd, wskazującą adresy do doręczeń czy wkłady wspólników.

Ostatnim etapem przekształcenia jest złożenie wniosku o wpis spółki do KRS wraz ze wszystkimi przygotowanymi dokumentami, niezbędnymi do prawidłowej rejestracji spółki.

Przekształcenie staje się skuteczne z chwilą dokonania wpisu do KRSu, który ma charakter wpisu konstytutywnego. Po wpisie przedsiębiorca w terminie 7 dni powinien złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG.

Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie?
Decyzja o przekształceniu prowadzonej działalności znajduje swoje źródło w różnych kwestiach. Przykładowo wskazać należy na najczęściej pojawiające się:

1. dziedziczenie – sukcesja przedsiębiorstwa;
2. ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania firmy;
3. rozdzielenie majątku prywatnego od majątku przedsiębiorstwa;
4. rozrastanie się firmy;
5. pozyskanie wspólnika lub inwestora;
6. planowane inwestycje w firmie.

Co prawda przekształcenie nie zapewnia natychmiastowego i całkowitego wyłączenia osobistej odpowiedzialności przedsiębiorcy, jednak kształtuje ją odmiennie niż w przypadku JDG.

Co dzieje się z majątkiem, umowami, zobowiązaniami i zezwoleniami JDG?
Spółce przekształconej z mocy prawa przysługują wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością. Nadto spółka staje się właścicielem majątku, który do dnia przekształcenia należał do przedsiębiorcy prowadzący JDG.

W szczególności na spółkę przechodzą:

1. własność składników przedsiębiorstwa;
2. prawa wynikające z zawartych umów;
3. zobowiązania wobec kontrahentów;
4. prawa do wierzytelności;
5. zezwolenia, koncesje i ulgi (o ile brak jest przepisów szczególnych lub decyzji stanowiących inaczej).

Co do zasady nie ma konieczności zawierania nowych umów – spółka przekształcona wstępuje na miejsce jednoosobowej działalności gospodarczej przejmując wszelkie jej zobowiązania i prawa.
Na spółce ciąży jednak obowiązek powiadomienia wszystkich, z którymi przedsiębiorca pozostawał w stosunku prawnym, (w szczególności kontrahentów, banki, leasingodawców, instytucje publiczne) o zmianie formy prawnej i nowych danych spółki.

Jaka jest odpowiedzialność przedsiębiorcy za wcześniejsze długi?
Przekształcenie JDG nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za zobowiązania powstałe przed jego przeprowadzeniem, a związane z prowadzoną działalnością. W zakresie takich zobowiązań przedsiębiorca odpowiada osobiście, solidarnie ze spółką przekształconą przez okres 3 lat od dnia przekształcenia. Termin ten ma charakter prekluzyjny – po jego upływie osobista solidarna odpowiedzialność przedsiębiorcy wygasa. Wierzyciel dochowa jednak terminu, jeśli przed jego upływem wytoczy powództwo przeciwko przedsiębiorcy.

W kontekście zobowiązań należy mieć także na względzie art. 299 ksh, zgodnie z którym członkowie zarządu co do zasady odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki z o.o., w przypadku, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna.

Najczęstsze błędy przy przekształcaniu JDG
Wyłącznie przykładowo wskazać należy na najczęściej pojawiające się błędy w toku przeprowadzanych przekształceń:

1. korzystanie z dawnych danych (numeru NIP, REGON) po wpisie spółki do KRSu;
2. nieprawidłowe określenie kapitału zakładowego i struktury udziałów;
3. brak analizy skutków prawnych;
4. niepowiadomienie kontrahentów o zmianie formy prawnej;
5. nierzetelne sporządzenie dokumentacji finansowej;
6. traktowanie przekształcenia jako sposobu uniknięcia spłaty wymagalnych zobowiązań;
7. nieprawidłowe określenie firmy spółki;
8. pominięcie części zobowiązań;
9. nieuporządkowanie dokumentacji firmy;
10. niedokonanie terminowego zgłoszenia aktualizacyjnego.

Podsumowanie
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. może ułatwić dalszy rozwój firmy, uporządkować strukturę biznesu i stworzyć podstawy do wprowadzenia wspólnika lub przeprowadzenia sukcesji.

Prawidłowo przygotowane przekształcenie wymaga nie tylko spełnienia formalności rejestrowych, lecz także oceny, czy spółka z o.o. rzeczywiście odpowiada potrzebom i skali prowadzonego biznesu. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować majątek przedsiębiorstwa, istniejące zobowiązania, umowy z kontrahentami, zezwolenia, sytuację podatkową oraz planowany model zarządzania.

Przed podjęciem decyzji o przekształceniu JDG w spółkę z o.o. warto skorzystać z pomocy prawnej i skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w obsłudze przedsiębiorców. Każda działalność wymaga odrębnej oceny i analizy, które pozwolą na wskazanie najkorzystniejszych dla przedsiębiorcy dalszych kroków adekwatnych do indywidualnej sytuacji. Dopiero analiza konkretnej sytuacji przedsiębiorcy pozwoli ocenić, czy przekształcenie będzie korzystne, wskazać potencjalne ryzyka oraz prawidłowo zaplanować cały proces.

________________

[Podstawa prawna: ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych;]

*Powyższy tekst nie stanowi porady prawnej, a jedynie materiał edukacyjny. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny prawnej i analizy materiałów źródłowych.